Cách xử lý các khoản chi phí không được trừ

Các khoản chi phí bị loại

Cách hạch toán chi phí không được trừ khi quyết toán thuế TNDN

Các khoản chi phí không hợp lý thì xử lý như thế nào? mua hàng không có hoá đơn có phải là chi phí hợp lệ? thanh toán chuyển khoản bao nhiêu là hợp lệ? Dịch vụ kế toán Hưng Phúc xin hướng dẫn cách xử lý, hạch toán những khoản chi phí không được trừ khi quyết toán thuế TNDN cuối năm.

Hiện nay, trong quá trình làm việc, nhiều kế toán viên gặp phải trường hợp doanh nghiệp phát sinh các khoản chi phí không được tính vào chi phí được trừ khi Quyết toán Thuế TNDN. Trong trường hợp này, hầu hết kế toán vẫn đang xử lý bằng cách: Bỏ ngoài hệ thống sổ sách kế toán của doanh nghiệp mà không hề hay biết việc này sẽ có thể dẫn đến báo cáo tài chính bị sai sót, không phản ứng đúng tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp
Bài viết dưới đây sẽ giúp các kế toán giải quyết trường hợp này dễ dàng bằng cách đưa ra một vài các khoản chi không được trừ khi quyết toán thuế TNDN mà kế toán hay gặp phải, và hướng dẫn hạch toán, quyết toán thuế chi tiết.

1. Có hai việc cần thiết các bạn cần phải xác định

– Việc đầu tiên các bạn cần quan tâm đó là phải xác đinh được đâu là các khoản chi phí được trừ và không được trừ khi tính thuế TNDN.

Chi tiết xác định các bạn xem tại đây: Các khoản chi phí được trừ và không được trừ khi tính thuế TNDN

– Việc thứ hai các bạn cần quan tâm là các bạn cần phải biết: CHI PHÍ KẾ TOÁN và CHI PHÍ TÍNH THUẾ là 2 khoản chi phí khác nhau.

+ Chi phí kế toán là áp dụng theo luật kế toán để hạch toán vào sổ sách kế toán
+ Chi phí tính thuế là áp dụng theo luật thuế để tính thuế TNDN.

2. Các khoản chi không đáp ứng điều kiện

Các khoản chi không đáp ứng đủ các điều kiện sau sẽ không được trừ khi quyết toán thuế TNDN:
  1. Khoản chi thực tế phát sinh phải liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.
  2. Khoản chi phải có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật.
  3. Khoản chi nếu có hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ từng lần có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (Giá đã bao gồm thuế GTGT) khi thanh toán phải thanh toán qua Ngân Hàng không dùng tiền mặt.

3. Một số ví dụ về các khoản chi phí bị loại trừ không được khi tính thuế TNDN do không hợp lệ.

3.1 Mua hàng không có hoá đơn GTGT và thanh toán không dùng chuyển khoản

Ví dụ: Đi mua hàng (phát sinh một số chi phí) với giá trị nhỏ, và mua của các cửa hàng, hộ kinh doanh, người dân …. (không có hóa đơn GTGT) mà chỉ có hóa đơn lẻ, tổng trị giá mua trong năm là 10.000.000.

– Hoặc đi mua hàng của Công ty A (có hóa đơn GTGT), có tổng giá trị 25.000.000 nhưng lại thanh toán bằng tiền mặt.

– Theo chế độ kế toán: Hạch toán và ghi nhận theo số thực tế đã chi

Nợ TK 642, 641…: 10.000.000 (hoặc 25.000.000)
   Có TK 111: 10.000.000 (hoặc 25.000.000)

Và kết chuyển lên tài khoản 911 để xác định kết quả kinh doanh

Nợ TK 911: 10.000.000 (hoặc 25.000.000)
   Có TK 642, 641 …: 10.000.000 (hoặc 25.000.000)

– Theo Luật thuế: Không được tính vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN (vì không có hóa đơn GTGT, không có bảng kê 01/TNDN và không có chứng từ thanh toán không dung tiền mặt)

=> Đây là SỰ KHÁC BIỆT GIỮA LUẬT KẾ TOÁN VÀ LUẬT THUẾ => Xử lý: Các bạn vẫn phải hạch toán vào sổ sách như trên -> Nhưng cuối năm khi lập Tờ khai Quyết toán thuế 03/TNDN, thì các bạn nhập số tiền đó vào Chỉ tiêu B4 (Hướng dẫn chi tiết cuối bài viết).

Lưu ý: Khoản chi trên (mua hàng của người dân…) có thể được đưa vào chi phí hợp lý khi tính thuế TNDN nếu các bạn lập bảng kê 01/TNDN, hoặc hóa đơn bán hàng trực tiếp (nếu mua hàng của hộ cá nhân kinh doanh)

3.2 Trích khấu hao vượt định mức cho phép 

Các chi phí không được trừ khi tính thuế TNDN
                                                                               Trích khấu hao vượt định mức

Phần trích khấu hao xe bị giới hạn chỉ được tính nguyên giá 1,6 tỷ đồng/xe đối với ô tô chở người từ 9 chỗ ngồi trở xuống (trừ: ô tô dùng cho kinh doanh vận tải hành khách, kinh doanh du lịch, khách sạn; ô tô dùng để làm mẫu và lái thử cho kinh doanh ô tô); phần trích khấu hao đối với tài sản cố định là tàu bay dân dụng, du thuyền không sử dụng kinh doanh vận chuyển hàng hóa, hành khách, kinh doanh du lịch, khách sạn.

Ví dụ: Công ty bạn hoạt động trong lĩnh vực dịch vụ kế toán (Không kinh doanh vận tải hành khách, kinh doanh du lịch, khách sạn; ô tô dùng để làm mẫu và lái thử cho kinh doanh ô tô), có mua 1 ô tô 4 chỗ ngồi trị giá 2 tỷ, thuế GTGT 10%. Theo quy định tại thông tư 45/2013/TT-BTC, tài sản này trích khấu hao từ 6-10 năm. Giám đốc Công ty quyết định trích khấu hao Tài sản này trong 8 năm. => Các bạn xử lý như thế nào trong trường hợp này?

– Theo chế độ kế toán: Hạch toán và ghi nhận theo thực tế

Nợ TK 211: 2.000.000.000 + 40.000.000 = 2.040.000.000 (số thuế GTGT đầu vào tương ứng với phần trị giá vượt trên 1,6 tỷ đồng không được khấu trừ là 40.000.000 cộng vào nguyên giá của TSCĐ)
Nợ TK 133: 160.000.000 (Chỉ được khấu trừ thuế GTGT phần tương ứng với 1,6 tỷ, tức là 160 tr, còn 40 tr tiền thuế GTGT thì cho vào Nguyên giá của TSCĐ)
    Có TK 331: 2.200.000.000

Hàng năm, trích khấu hao TSCĐ theo phương pháp đường thẳng

Mức khấu hao năm = 2.040.000.000 / 8 = 255.000.000

Hạch toán chi phí khấu hao hàng năm

Nợ TK 642: 255.000.000
   Có TK 214: 255.000.000

Và kết chuyển lên tài khoản 911 để xác định kết quả kinh doanh

Nợ TK 911: 255.000.000
   Có TK 642: 255.000.000

– Theo Luật thuế: Chỉ được tính vào chi phí hợp lý khi tính thuế TNDN khoản chi phí Phần trích khấu hao tương ứng với nguyên giá 1,6 tỷ đồng/xe.

-> Như vậy các bạn phải tính lại khấu hao (Chỉ tính để tính thuế TNDN thôi nhé, còn hạch toán trên sổ sách rồi thì để nguyên vậy)

Mức khấu hao năm = 1.600.000.000 / 8 = 200.000.000

=> Khấu hao năm theo chế độ kế toán là 255.000.000, theo luật thuế là 200.000.000 => Chênh lệch 55.000.000

=> Đây là SỰ KHÁC BIỆT GIỮA LUẬT KẾ TOÁN VÀ LUẬT THUẾ => Xử lý: Các bạn vẫn phải hạch toán vào sổ sách như trên -> Nhưng cuối năm khi lập Tờ khai Quyết toán thuế 03/TNDN, thì các bạn nhập số tiền đó vào Chỉ tiêu B4 (Hướng dẫn chi tiết cuối bài viết).

3.3 Chi nguyên liệu, vật liệu, nhiên liệu, năng lượng, hàng hóa phần vượt mức tiêu hao hợp lý

* Ví dụ: Doanh nghiệp A xây dựng định mức tiêu hao vật tư. Trong quá trình sản xuất, do không kiểm soát tốt nên bị vượt định mức là 1%, tương đương giá trị vật tư là 500 triệu đồng; Kế toán vẫn hạch toán vào TK 621, cuối kỳ kết chuyển vào TK 154 để tính giá thành sản phẩm.
* Cách xử lý: 
– Theo chế độ kế toán: Chi phí vật tư vượt định mức, doanh nghiệp không được hach toán vào TK 621 để tập hợp tính giá thành sản phẩm, mà phải hạch toán vào TK 632 “Giá vốn hàng bán.
+ Ghi nhận giá trị vật tư vượt định mức:
  • Nợ TK 632 = 500.000.000.
  • Có TK 152 = 500.000.000.
Và kết chuyển lên TK 911 để xác định kết quả kinh doanh:
  • Nợ TK 911 = 500.000.000.
  • Có TK 632 = 500.000.000.
– Theo chính sách thuế: Không được tính vào chi phí được trừ giá trị 500.000.000 đồng vượt định mức tiêu hao => Đây là sự khác biệt giữa kế toán và thuế.

3.4 Phần chi trang phục bằng tiền cho người lao động vượt quá 05 (năm) triệu đồng/người/năm.

Ví dụ: Trong năm chi trang phục cho người lao động tổng cộng là 60.000.000đ (10 lao động) => Trang phục trong năm chi cho 1 người là 6.000.000
=> Các bạn xử lý như thế nào trong trường hợp này?

– Theo chế độ kế toán:
Khi chi tiền trang phục cho nhân viên, kế toán hạch toán:
Nợ TK 642: 60.000.000
Có TK 112: 60.000.000
Và kết chuyển lên tài khoản 911 để xác định kết quả kinh doanh
Nợ TK 911: 60.000.000
Có TK 642: 60.000.000

– Theo Luật thuế: Chỉ được tính vào chi phí được trừ khi tín thuế TNDN phần chi trang phục trong năm cho 1 người lao động là 5.000.000 => Chênh lệch = 1.000.000 x 10 = 10.000.000

=> Đây là SỰ KHÁC BIỆT GIỮA KẾ TOÁN VÀ THUẾ => Xử lý: Các bạn vẫn phải hạch toán vào sổ sách như trên -> Nhưng cuối năm khi lập Tờ khai Quyết toán thuế 03/TNDN, thì các bạn nhập số tiền đó vào Chỉ tiêu B4 (Hướng dẫn chi tiết cuối bài viết).

Lưu ý:  Kể từ ngày 6/8/2015 Theo khoản 2.7 điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC:
– Nếu chi bằng tiền thì không được vượt quá 05 triệu đồng/người/năm.
– Nếu chi bằng hiện vật sẽ được tính toàn bộ vào chi phí. (Nếu có hóa đơn, chứng từ)
– Nếu chi trang phục cả bằng tiền và hiện vật: Thì mức chi tối đa đối với chi bằng tiền không vượt quá 05 (năm) triệu đồng/người/năm, bằng hiện vật phải có hóa đơn, chứng từ.

3.5  Tiền lương, tiền công của chủ doanh nghiệp tư nhân, chủ công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên (do một cá nhân làm chủ)

Tiền lương, tiền công của Chủ doanh nghiệp tư nhân, Chủ doanh nghiệp TNHH Một thành viên (Do một cá nhân làm chủ); thù lao trả cho các sáng lập viên, thành viên của hội đồng thành viên, hội đồng quản trị mà những người này không trực tiếp tham gia điều hành sản xuất kinh doanh.

* Ví dụ : Doanh nghiệp A là doanh nghiệp TNHH Một thành viên trong năm có chi lương cho Giám đốc là 200.000.000 đồng.
* Cách xử lý: 
– Theo chế độ kế toán: Khi tính lương cho Giám đốc kế toán hạch toán
  • Nợ TK 642 = 200.000.000.
  • Có TK 334 = 200.000.000.
Và kết chuyển lên TK 911 để xác định kết quả kinh doanh:
  • Nợ TK 911 = 200.000.000.
  • Có TK 642 = 200.000.000.
– Theo chính sách thuế: Không được tính vào chi phí được trừ 200.000.000 đồng => Đây là sự khác biệt giữa kế toán và thuế.
– Chênh lệch vĩnh viễn xử lý khoản chênh lệch này trên tờ khai quyết toán thuế TNDN.
Tuy nhiên, tình huống này có một phát sinh đó là, ngày 16/10/2014, Tổng Cục Thuế ra Công văn số 4568/TCT-TNCN; Trong công văn có nói: ‘‘Trường hợp doanh nghiệp TNHH Một thành viên trả tiền lương, tiền công, tiền thù lao cho Chủ sở hữu doanh nghiệp là giám đốc trực tiếp tham gia điều hành sản xuất kinh doanh thì được tính vào chi phí sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp”.
Theo công văn trên, phần lớn các bạn đưa ra một kết luận: Nếu Giám đốc doanh nghiệp TNHH Một thành viên mà có tham gia điều hành sản xuất thì chi phí tiền lương đó vẫn được tính vào chi phí được trừ khi quyết toán thuế TNDN. Và cũng có một vài ý kiến khác phản bác lại.
Thực chất, chi phí tiền lương, tiền công trả cho giám đốc doanh nghiệp TNHH Một thành viên không được tính vào chi phí được trừ khi quyết toán thuế TNDN bởi 2 nguyên nhân:
  • Thứ nhất: Công văn này là công văn hướng dẫn về chính sách thuế TNCN không phải hướng dẫn về chính sách thuế TNDN.
  • Thứ hai: Trong công văn có nói là được tính vào chi phí sản xuất kinh doanh của Doanh nghiệp chứ không phải Chi phí được trừ.
Các khoản chi phí bị loại
                            Các khoản chi phí bị loại khi tính thuế TNDN

3.6 Chi phí lãi vay, trả lãi tiền vay

Phần chi phí trả lãi tiền vay vốn sản xuất kinh doanh của đối tượng không phải là tổ chức tín dụng hoặc tổ chức kinh tế vượt quá 150% mức lãi suất cơ bản do Ngân hàng nhà nước Việt nam công bố tại thời điểm vay

* Ví dụ: Năm 2018 doanh nghiệp A vay 1 tỷ của anh B để phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh, lãi suất là 15%/năm (Biết rằng lãi suất cơ bản do ngân hàng nhà nước Việt nam công bố là 9%/năm) chi phí lãi vay năm 2016 là 1.000.000.000×15% = 150.000.000.
* Cách xử lý:
– Theo chế độ kế toán: Khi trả lãi vay kế toán hạch toán
  • Nợ TK 635 = 150.000.000.
  • Có TK 112 =150.000.000
Và kết chuyển lên TK 911 để xác định kết quả kinh doanh:
  • Nợ TK 911 = 150.000.000.
  • Có TK 635 = 150.000.000.
– Theo chính sách thuế chỉ được tính vào chi phi được trừ phần lãi vay không vượt quá 150% lãi suất cơ bản do ngân hàng nhà nước Việt Nam công bố (Tức 9% x 150 = 13,5%).
=> Chi phí lãi vay được tính vào chi phí được trừ là: 1.000.000.000 × 13,5% = 135.000.000
– Chi phí lãi vay theo chế độ kế toán là: 150.000.000 đồng; Theo chính sách thuế là: 135.000.000 đồng => Chênh lệch là 15.000.000 đồng => Đây là sự khác biệt giữa kế toán và thuế.
– Chênh lệch vĩnh viễn xử lý khoản chênh lệch này trên Tờ khai Quyết toán Thuế TNDN.

3.7 Các khoản tiền phạt về vi phạm hành chính

Các khoản tiền phạt về vi phạm hành chính bao gồm: vi phạm luật giao thông, vi phạm chế độ đăng ký kinh doanh, vi phạm chế độ kế toán thống kê, vi phạm pháp luật về thuế bao gồm cả tiền chậm nộp thuế theo quy định của Luật Quản lý thuế và các khoản phạt về vi phạm hành chính khác theo quy định của pháp luật.

Ví dụ: Công ty bạn bị xử phạt vi phạm hành chính về thuế là 80.000.000, và đã nộp tiền vào ngân sách nhà nước bằng tiền gửi ngân hàng.
=> Các bạn xử lý như thế nào trong trường hợp này?

– Theo chế độ kế toán:
Căn cứ vào quyết định xử phạt vi phạm hành chính, và giấy nộp tiền, hạch toán:
Nợ TK 811: 80.000.000
Có TK 3339: 80.000.000
Nợ TK 3339: 80.000.000
Có TK 112: 80.000.000
Và kết chuyển lên tài khoản 911 để xác định kết quả kinh doanh
Nợ TK 911: 80.000.000
Có TK 811: 80.000.000

=> Theo Luật thuế: Khoản chi này không được tính vào chi phí được trừ

Xem thêm: Cách hạch toán tiền phạt chậm nộp thuế

3.8 Chi nguyên liệu, vật liệu, nhiên liệu, năng lượng, hàng hóa phần vượt mức tiêu hao hợp lý

VD: DN tự xây dựng định mức tiêu hao vật tư.
– Trong quá trình sản xuất, do không kiểm soát tốt, nên bị vượt định mức là 1%, tương đương giá trị vật tư 20 tr.
-> DN vẫn hạch toán vào tài khoản 621, cuối kỳ kết chuyển vào 154 để tính giá thành sản phẩm.
=> Các bạn xử lý như thế nào trong trường hợp này?

– Theo chế độ kế toán: Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp vượt định mức, doanh nghiệp không được tính giá thành sản phẩm, dịch vụ mà phải kết chuyển ngay vào Tài khoản 632: Giá vốn hàng bán.

Ghi nhận giá trị vật tư vượt định mức:
Nợ TK 632: 20.000.000
Có TK 152: 20.000.000
Và kết chuyển lên tài khoản 911 để xác định kết quả kinh doanh
Nợ TK 911: 20.000.000
Có TK 632: 20.000.000

– Theo luật thuế: Không được tính vào chi phí được trừ giá trị 20.000.000 vượt định mức tiêu hao.

=> Đây là SỰ KHÁC BIỆT GIỮA KẾ TOÁN VÀ THUẾ => Xử lý: Các bạn vẫn phải hạch toán vào sổ sách như trên -> Nhưng cuối năm khi lập Tờ khai Quyết toán thuế 03/TNDN, thì các bạn nhập số tiền đó vào Chỉ tiêu B4 (Hướng dẫn chi tiết cuối bài viết).

Cách xử lý các khoản chi phí không được trừ khi quyết toán thuế TNDN:

– Là 1 kế toán các bạn phải tự xác định được các khoản chi phí được trừ và không được trừ khi tính thuế TNDN (căn cứ theo Luật thuế).
-> Sau khi đã xác định được thì các bạn có thể tập hợp những khoản đó vào 1 file Excel để theo dõi
-> Và đến cuối năm khi lập tờ khai quyết toán thuế 03/TNDN thì sẽ nhập số tiền chi phí đó vào Chỉ tiêu B4 trên tờ khai 03/TNDN.

Hướng dẫn lập tờ khai quyết toán TNDN loại trừ các chi phí không được tính khi quyết toán

VD: Trong năm,có doanh thu là 500.000.000, chi phí là 300.000.000 (trong đó chi phí không được trừ khi quyết toán thuế TNDN là 50.000.000)
+ Lợi nhuận trước thuế = 500.000.000 – 300.000.000 = 200.000.000
+ Thu nhập chịu thuế = 200.000.000 + 50.000.000 = 250.000.000.
+ Số thuế TNDN phải nộp = 250.000.000 x 20% = 50.00.000 (Xác định trên thu nhập tính thuế)

=> Trên tờ khai quyết toán thuế 03/TNDN cuối năm:
-> Các bạn nhập vào Chỉ tiêu [B4] 
– Các khoản chi không được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế: = 50.000.000

Chi phí bị loại

——————————————————————————

KẾT LUẬN:
– Khi phát sinh các khoản chi phí dù là hợp lý hay không hợp thì các bạn vẫn phải hạch toán và ghi nhận theo đúng thực tế -> Cuối kỳ kết chuyển để lên BCTC.
– Khi lập Tờ khai Quyết toán thuế TNDN thì phải loại các khoản chi phí không được trừ ra đưa vào chỉ tiêu [B4].


Nếu các bạn còn  thắc mắc vấn đề gì hãy để lại comment nhé. Đội ngũ Hưng Phúc sẽ tư vấn hỗ trợ các bạn.

0/5 (0 Reviews)

Khu vực bình luận

avatar