Cách xử lý chi phí mua hàng không có hóa đơn đầu vào

Chi phí mua hàng không có hoá đơn, chi phí mua hàng của hộ cá thể, chi phí thuê nhân công ngoài, chi phí vận chuyển thuê cá nhân, chi phí thuê nhà của cá nhân, chi phí thuê xe cá nhân …không có hóa đơn đầu vào. Hiện nay nhiều doanh nghiệp thường phải đi mua hàng của người dân, thuê tài sản, dịch vụ của các cá nhân nhưng để đưa khoản chi phí đó vào chi phí hợp lý khi tính thuế TNDN thì không phải doanh nghiệp nào cũng có thể nắm rõ. Dịch vụ kế toán Hưng Phúc xin hướng dẫn cách xử lý chi phí không có hóa đơn đầu vào đưa vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN.  Dưới đây là một số hướng dẫn hỗ trợ doanh nghiệp xử lý các chi phí đầu vào không có hóa đơn.

Theo khoản 2 điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC quy định:

“2. Các khoản chi không được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế bao gồm:

2.4. Chi phí của doanh nghiệp mua hàng hóa, dịch vụ (không có hóa đơn, được phép lập Bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ mua vào theo mẫu số 01/TNDN kèm theo Thông tư số 78/2014/TT-BTC) nhưng không lập Bảng kê kèm theo chứng từ thanh toán cho người bán hàng, cung cấp dịch vụ trong các trường hợp:
  – Mua hàng hóa là nông, lâm, thủy sản của người sản xuất, đánh bắt trực tiếp bán ra;
– Mua sản phẩm thủ công làm bằng đay, cói, tre, nứa, lá, song, mây, rơm, vỏ dừa, sọ dừa hoặc nguyên liệu tận dụng từ sản phẩm nông nghiệp của người sản xuất thủ công không kinh doanh trực tiếp bán ra;
– Mua đất, đá, cát, sỏi của hộ, cá nhân tự khai thác trực tiếp bán ra;
– Mua phế liệu của người trực tiếp thu nhặt;
– Mua tài sản, dịch vụ của hộ, cá nhân không kinh doanh trực tiếp bán ra;
– Mua hàng hóa, dịch vụ của cá nhân, hộ kinh doanh (không bao gồm các trường hợp nêu trên) có mức doanh thu dưới ngưỡng doanh thu chịu thuế giá trị gia tăng (100 triệu đồng/năm).

Như vậy:

1, Nếu:
– Mua hàng hóa của người dân tự sản xuất, đánh bắt trực tiếp bán ra.
– Mua tài sản, dịch vụ của hộ, cá nhân không kinh doanh trực tiếp bán ra.
– Mua hàng hóa, dịch vụ của cá nhân, hộ kinh doanh có mức doanh thu dưới 100 triệu đồng/năm.
    => Thì phải lập Bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ mua vào theo mẫu số 01/TNDN kèm theo Thông tư số 78/2014/TT-BTC.

2, Nếu Mua hàng hóa, dịch vụ của cá nhân, hộ kinh doanh có mức doanh thu từ 100 triệu đồng/năm trở lên.
    => Thì yêu cầu cá nhân liên hệ với Chi cục Thuế nơi cư trú để hướng dẫn lập hóa đơn lẻ giao cho Công ty và kê khai nộp thuế theo quy định.

3, Nếu thuê cá nhân dạng: Hợp đồng lao động thời vụ, hợp đồng giao khoán.
    => Thì phải khấu trừ thuế TNCN.

Cách xử lý các trường hợp chi phí không có hoá đơn đầu vào

I. Nếu DN mua hàng hoá, dịch vụ, tài sản có mức doanh thu dưới 100tr/năm

    – Mua hàng hóa của người dân tự sản xuất, đánh bắt, khai thác…

    – Mua tài sản, dịch vụ của hộ, cá nhân KHÔNG kinh doanh.

    – Mua hàng hóa, dịch vụ của hộ, Cá nhân KINH DOANH có mức doanh thu < 100 triệu /năm

=> Cách xử lý để đưa vào chi phí hợp lý, DN cần chuẩn bị:

– Hợp đồng mua bán hàng hoá, dịch vụ. – Chứng từ thanh toán: Tiền mặt hoặc chuyển khoản đều được (Vì không có hóa đơn). – Biên bản bàn giao hàng hóa. – Bảng kê hàng hóa dịch vụ mua vào không có hóa đơn mẫu 01/TNDN (ban hành kèm theo Thông tư số 78/2014/TT-BTC).

– Tải về:►Mẫu bảng kê mua hàng không có hóa đơn 01/TNDN

Ví dụ 1:
– Đại lý thuế Hưng Phúc đi mua hàng nông sản, thủy sản của Người dân tự sản xuất, đánh bắt-> Không phân biệt doanh thu trên hay dưới 100 triệu/năm.
    => Thì Đại lý thuế Hưng Phúc chỉ cần làm 1 bộ hồ như trên là được đưa vào chi phí.

Ví dụ 2:
– DN bạn đi mua xe ô tô đã sử dụng của cá nhân:(Thuộc trường hợp mua tài sản của cá nhân không kinh doanh (theo Thông tư 96 nêu trên))
– Vì cá nhân bán tài sản đã qua sử dụng (không kinh doanh) thì không phải khai, nộp thuế, nên cơ quan thuế không cấp hóa đơn (Không có hóa đơn).

    -> DN cần phải chuẩn bị 1 bộ hồ sơ như trên: Hợp đồng mua bán, biên bản bàn giao, chứng từ thanh toán, Bảng kê 01/TNDN.

Quan trọng nhất: Là DN phải làm thủ tục sang tên đổi chủ nhé!
– Sau khi đã nộp thuế trước bạ và Ô tô mang tên DN thì DN được trích khấu hao bình thường.

Chi tiết về thủ tục và cách trích khấu hao xem tại đây:: Chi phí mua xe ô tô đã qua sử dụng của cá nhân

I. Nếu DN mua hàng hoá, dịch vụ, tài sản có mức doanh thu trên 100tr/năm

    – Cá nhân, hộ KINH DOANH có mức doanh thu từ 100 triệu /năm trờ lên:
 

-> Thì yêu cầu Hộ gia đình, cá nhân kinh doanh đó phải liên hệ với Chi cục thuế nơi cư trú để kê khai, nộp thuế môn bài, thuế GTGT, TNCN -> Và Cơ quan thuế sẽ cấp hóa đơn bán hàng để Hộ gia đình, cá nhân kinh doanh giao cho DN.

=> Cách xử lý để đưa vào chi phí hợp lý, DN cần chuẩn bị:

– Hợp đồng mua bán hàng hóa, dịch vụ … – Chứng từ thanh toán (Nếu trên 20tr phải chuyển khỏa, vì có hóa đơn) – Hóa đơn bán hàng (Mua của chi cục thuế) – Biên bản bàn giao hàng hóa, dịch vụ, ….

III. Nếu thuê cá nhân làm dịch vụ (Hợp đồng thời vụ, giao khoán)

Như: Thuê cá nhân, tổ đội xây dựng, thuê tổ đội lắp đặt, thuê cá nhân vận chuyển …

Ví dụ: Chi phí thuê lao động ngoài lắp đặt kèm vật tư để thực hiện dịch vụ thì:

 
1, Nếu Công ty ký Hợp đồng dịch vụ giao khoán lắp đặt kèm vật tư với hộ, cá nhân kinh doanh có mức doanh thu từ 100 triệu đồng/năm trở lên.
    -> Thì Công ty đề nghị cá nhân liên hệ với Chi cục Thuế nơi cư trú để xem xét hướng dẫn lập hóa đơn lẻ giao cho Công ty và kê khai nộp thuế.

2, Nếu hộ, cá nhân kinh doanh có doanh thu dưới 100 triệu đồng/năm thuộc trường hợp không được bán hóa đơn:
    -> Thì để hạch toán chi phí tính thuế TNDN, Công ty thực hiện lập Bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ mua vào theo quy định bên trên.

3, Nếu Công ty ký hợp đồng với các cá nhân không kinh doanh để thi công lắp đặt
    -> Thì với mỗi lần chi trả từ 2 triệu đồng trở lên, Công ty có trách nhiệm khấu trừ thuế TNCN với thuế suất 10% trên thu nhập trước khi trả tiền thù lao cho cá nhân trả.
    – Cục Thuế không cấp hóa đơn lẻ cho trường hợp này.

Cách xử lý chi phí vận chuyển do cá nhân vận chuyển không có hoá đơn đầu vào

Để xử lý chi phí đầu vào không có hóa đơn đối với chi phí vận chuyển do cá nhân vận chuyển, kế toán cần lưu ý:

• Trường hợp nếu chi phí vận chuyển có giá trị nhỏ (thuê xe ôm..)

Đối với trường hợp này kế toán sẽ chuyển qua chi phí nhân công bằng cách ký hợp đồng thời vụ giữa doanh nghiệp với cá nhân vận chuyển (hợp đồng thời vụ dưới 3 tháng). Có 2 trường hợp xảy ra:

– Nếu trả lương cho cá nhân vận chuyển dưới 2 triệu đồng/tháng. Thì kế toán cần tập hợp bộ hồ sơ như sau:
+ Hợp đồng lao động thời vụ đã ký;
+ Chứng minh nhân dân photo của cá nhân thuê vận chuyển;
+ Chứng từ thanh toán (có đủ chữ ký)
+ Bảng lương có họ tên đầy đủ của cá nhân đã ký hợp đồng thời vụ.

– Nếu trả lương cho cá nhân vận chuyển từ 2 triệu đồng/tháng trở lên. Thì kế toán cũng lập bộ hồ sơ như trên, đồng thời khấu trừ 10% thuế thu nhập của cá nhân vận chuyển trước khi thanh toán lương (có chứng từ khấu trừ thuế đi kèm).

• Trường hợp chi phí vận chuyển có giá trị lớn, ví dụ: thuê ô tô của cá nhân chở hàng hóa,…

Trường hợp này kế toán sẽ thực hiện ký hợp đồng khoán việc đối với cá nhân vận chuyển: kế toán cần tập hợp đủ bộ hồ sơ sau:
+ Hợp đồng giao khoán
+ Biên bản nghiệm thu công việc;
+ Chứng minh thư nhân dân photo của cá nhân vận chuyển;
+ Chứng từ thanh toán;
+ Hóa đơn bán lẻ do cơ quan Thuế cấp. (Đây là hóa đơn mà cơ quan Thuế cấp cho cá nhân vận chuyển khicá nhân đó đi nộp thuế và cá nhân này sẽ đưa hóa đơn này cho DN)

Xem thêm:► Cách tính thuế TNCN thời vụ

———————————————————————————————————————————————–
Nếu các bạn còn  thắc mắc vấn đề gì hãy để lại comment nhé. Đội ngũ Kế toán Hưng Phúc sẽ tư vấn hỗ trợ các bạn.